Rolurile și responsabilitățile managerilor s-au schimbat dramatic în ultimele săptămâni. Înainte de COVID-19, managerii se concentrau mai ales pe încurajarea inovării, motivația angajaților, managementul financiar și creșterea cotei de piață. Atenția celor mai mulți cade astăzi pe controlul costurilor și menținerea lichidității. Ne confruntăm cu blocaje și deficiențe pe care nu le-am identificat ca riscuri, nu le-am evaluat impactul și nici nu ne-am făcut rezerve ca să le putem gestiona, dar care acum modifică drastic sfera rolurilor și priorităților lor. În tot acest timp, și managerii, și echipele, navighează printre diverse probleme de sănătate și siguranță, lucrează de la distanță și își susțin familiile prin pandemie. În plus, mai trebuie să se priceapă și la a face față avalanșei de situații neprevăzute și schimbări legislative într-o modalitate structurată, adică la managementul riscului.

Nu este o tranziție ușoară.

Cei aflați în poziția de a conduce echipe vor fi supuși unor teste de anduranță pentru care unii nu au suficient antrenament, iar curba învățării va fi destul de abruptă. Un studiu condus de către ghSMART*, efectuat pe 21000+ manageri, identifică 4 comportamente necesare pentru a traversa o criză:

  • să ia decizii mai degrabă cu rapiditate, decât cu precizie
  • să se adapteze cu îndrăzneală
  • să furnizeze produse/servicii de încredere
  • să fie gata pentru impact
  • să-și dezvolte echipa

Să le luăm pe rând:

  1.  luați decizii mai degrabă cu rapiditate, decât cu precizie

Situația se schimbă de la oră la oră. Cei mai buni lideri procesează rapid informațiile disponibile și reușesc să ia decizii cu convingere. În timpul unei crize apar infodemia și așa numita supraîncărcare cognitivă: informațiile sunt incomplete, interesele și prioritățile pot intra în conflict, iar anxietatea și emoțiile au un nivel ridicat. Un soi de paralizie analitică se poate instala cu ușurință, cu atât mai mult cu cât organizațiile au tendința de a construi consens.  Iată un cadru simplu și scalabil pentru luarea rapidă a deciziilor:

  • definiți prioritățile. Identificați și comunicați trei- cinci dintre cele mai importante. La începutul crizei, acestea ar putea include siguranța angajaților, lichiditatea financiară, grija față de clienți, continuitatea operațională
  • identificați problemele apărute, riscurile și impactul lor posibil, asigurați-vă că stabiliți un nivel comun de toleranță la nou și faceți corecții pe măsură ce au loc schimbările/evenimentele
  • apelați la compromisuri inteligente. Ce conflicte ar putea apărea printre prioritățile pe care le-ați stabilit? Între urgent și important? Între supraviețuirea de azi și succesul de mâine? Cu alte cuvinte, care sunt riscurile posibile și ce impact pot avea?
  • Împuterniciți linia „de front“ pentru a lua decizii acolo unde este posibil, și indicați clar de la ce prag încolo escaladează luarea deciziei și de către cine. Atenție: pentru agilitate, împingeți deciziile în jos, nu în sus.
  • Nu pedepsiți greșelile. Vor avea loc greșeli, dar nerespectarea regulilor este mult mai periculoasă.

2.  îndrăzniți să vă adaptați

Căutați informații, oameni și resurse fără să vă fie frică de ceea ce nu știți. Aduceți expertiză din exterior, un ochi din afară poate fi de mare ajutor. Împreună cu echipa:

  • decideți ce să nu faceți. Prioritizați fără milă. Scrieți o listă cu „ce să nu faceți”
  • s-ar putea ca multe din comportamentele de până acum să fie irelevante în acest context. Uitați-le.
  • consolidați relațiile cu toți membrii echipei. Trebuie să știți exact ceea ce se întâmplă „pe teren“. Fie că administrează un lanț de aprovizionare, conduce o echipă/o secție sau supraveghează o un proces, managerii au nevoie să evalueze situația cât mai des și cât mai devreme. O modalitate ar fi să vă creați propria rețea de voluntari care să poată vorbi despre impactul crizei și emoțiile angajaților, clienților, furnizorilor și altor terți interesați. Tehnologia joacă un rol important, asigurați-vă că aveți acces la toți cei implicați și întindeți-vă antenele în toate ecosistemele organizației.

3.  livrați servicii/produse de încredere

Chiar dacă ne confruntăm cu atât de mulți factori asupra cărora nu avem control, criza e un bun prilej de a ne asuma responsabilitatea și de a ne consolida valorile. Notați-vă primele 5 priorități (pe o jumătate de pagină sau mai puțin) și asigurați-vă că le știe toată lumea și sunteți de acord să le respectați. Verificați frecvent operațiunile în acord cu aceste priorități și împărtășiți-vă aceste informații cu rapoarte directe. Actualizați lista ori de câte ori este nevoie. Stabiliți-vă indicatori noi și poate alte criterii pentru a măsura performanța. Alegeți trei sau cinci valori care contează cel mai mult pentru voi, în echipă.

4.  pregătiți-vă pentru impact

În perioade de criză, nicio responsabilitate nu e mai mare decât aceea de a avea grijă de echipa ta. Păstrați-vă mintea și corpul în alertă și disciplină. Pentru a livra, liderii trebuie să-și păstreze echilibrul chiar și atunci când alții își pierd capul. Stabiliți o rutină de îngrijire personală: mâncați sănătos, faceți exerciții, meditați sau orice altceva funcționează cel mai bine pentru voi

5.  dezvoltați-vă echipa

Când muncim la distanță comunicarea riscă să-și dilueze calitatea.

  • Alocați un buget managerial de timp pentru ca să interacționați zilnic cu măcar cinci din membrii echipei voastre. Începeți prin a vă conecta la nivel personal cu empatie și respect și abia apoi treceți la sarcinile de serviciu. Sunt echipe care lucrează online intens împreună, își transmit rapoarte, verifică termene și resurse și încheie săptămâna cu o întâlnire de tip „reset“ dedicată exclusiv energiei și climatului de echipă.
  • Întrebați-vă cine dintre membrii echipei a crescut cel mai mult în criză și pregătiți-l pentru mâine, când vom intra într-un nou normal.
  • Căutați și împărtășiți experiențele pozitive, micile succese, acte de bunăvoință, dificultăți care au fost depășite. Multe companii atașate de un scop înalt, nobil, se implică și salvează vieți, produc sau donează echipamente medicale, sau fac pur și simplu o bucurie cuiva. Oricare ar fi scopul vostru, sărbătoriți-vă zilnic eroii.

Până la urmă, a fi productiv în aceste vremuri e un act eroic.